ММ-17-1/9 Укр. проф. ЛП 3-4

ЛП  3-4

Тема. Укладання документів щодо особового складу

План

1.     Документи щодо особового складу.

2.     Характеристика. Реквізити характеристики.

3.     Резюме. Види резюме.

4.     Наказ щодо особового складу.

Методичні рекомендації

Документи щодо особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень. До таких документів належать: особові картки, заяви, накази щодо особового складу, характеристики, автобіографії, резюме, особові справи, трудові книжки.

Характеристика — це документ, у якому в офіційній формі сформу­льовано громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини:

Перша — це анкетні дані, які слідують за назвою докумен­та, де вказано прізвище, ім'я та по батькові, посада, рік народ­ження, національність, освіта (ці відомості заведено розміщу­вати праворуч стовпчиком).

Друга — дані про трудову діяльність (спеціальність, три­валість роботи на даному підприємстві, службове переміщен­ня, посада на дату складання документа).

Третя частина — власне сама характеристика, тобто оцінка моральних та ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до товаришів по роботі.

Четверта, заключна, частина — висновок, у якому вказа­но призначення характеристики.

Викладення тексту — у третій особі. Під час опису діяль­ності, волі, здібностей та особливостей характеру людини вда­ються й до оціночних мовних засобів: заслужений авторитет, напружено працює, нетактовний, стриманий, бере активну участь тощо. Після тексту ставлять дату та підписи, печатку.   

Характеристику пишуть у двох примірниках, один з яких видають зацікавленій особі, а копію підшивають до справи.

Взірець характеристики:

Характеристика

                                                              Герасименка Валерія Володимировича,

                              студента групи Ф - 21

                                       економічного відділення

                                                                       спеціальності 072 «Фінанси, банківська

                                   справа та страхування», 

                                             05. 11. 2002 року народження

Герасименко Валерій Володимирович навчається на 2 курсі у Миколаївському коледжі бізнесу і права за спеціальністю «Фінанси, банківська справа та страхування» з вересня 2017 року.                                                                                    

  За період навчання зарекомендував себе як добросовісний, відповідальний студент, фізично розвинений. Має середній рівень знань із більшості предметів. На заняттях намагається бути уважним, активним, але йому не вистачає сумлінності та систематичності у підготовці домашніх завдань.

  Протягом навчання брав активну участь у громадському житті групи, відповідально виконував трудові доручення.

  Доброзичливий, відвертий у стосунках із товаришами, уміє триматися у колективі, готовий прийти на допомогу іншим, підтримати у відповідальний момент, легко знаходить спільну мову з ровесниками. Не завжди об’єктивний в оцінці власних вчинків, проте адекватно реагує на зауваження курсового керівника, прислухається до порад  старших.

Характеристика видана за місцем вимоги.

20.01.2019

Директор коледжу                                              О. А. Дмитриченко

Курсовий керівник                                                 О. А. Гладир

Резюме в перекладі з французької означає короткий висновок.

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме не встановлено, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

1.       Назва документа.

2.       Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме.

3.       Мета складання резюме.

4.       Досвід роботи.

5.       Освіта.

6.       Знання мов.

7.       Контактний телефон.

Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм  викладу.

Взірець резюме:

РЕЗЮМЕ
Андрій Васильченко

                                                                     Тел. 096 150 0910

e-mail: andriy-vs@ukr.net

Мета: заміщення вакантної посади керівника планового відділу.

Кваліфікація: Дипломований спеціаліст із бухгалтерського обліку з 15-річним досвідом складання фінансової звітності, включаючи рік незалежної ревізійної діяльності і п'яти років роботи у галузі виробничої бухгалтерії. Великий досвід керівної роботи й участі в розробленні проектів.

Досвід роботи:

Загальна бухгалтерія. Маю значний досвід управління фінансовими справами, пов'язаними з діяльністю підприємства. Складав кошторис поточних витрат і відігравав провідну роль у реорганізації структури бухгалтерського обліку звітності у відділах, забезпеченні удосконаленого аналізу й управління.

Виробнича бухгалтерія. Значний досвід у розробленні нормативних витрат і ціноутворенні.

Керівний і викладацький досвід. Організовував і проводив семінари з бухгалтерського обліку для керівного складу з метою підвищення фінансової відповідальності шляхом вивчення методів максимізації доходів і мінімізації витрат. Розробив систему контролю бюджету капіталовкладень із метою забезпечення найбільш ефективного використання основних фондів.

Освіта: Київський національний економічний університет імені Вадима Гетьмана, 1995. Спеціальність - бухгалтерський облік і аудит.

Додаткова інформація: дипломований аудитор, член Асоціації фінансистів України.

За потреби подам рекомендації.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу:

1.       Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2.       Назва виду документа.

3.       Індекс, номер наказу (посередині).

4.       Дата укладання (ліворуч).

5.       Назва місця видання наказу (праворуч).

6.       Короткий зміст наказу (заголовок).

7.       Текст наказу:

-           констатуюча частина (вступ, доведення, висновок);

-           розпорядча частина (починається словом «НАКАЗУЮ»).

8.       Підстава для складання(заява, рапорт).

9.       Посада керівника установи (ліворуч), підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

Інструкція оформлення наказу щодо особового складу

Наказ про прийняття на роботу складається у двох примірниках                                   на форматі А- 4 згідно з правилами діловодства

Правила складання наказу	Зразок
1.    Назва підприємства або установи, що видає наказ (кутовий або поздовжній спосіб). Пропускаємо півтора інтервала, оформляємо тим же способом, що і назва установи	Миколаївський коледж бізнесу і права ВНЗ Укоопспілки «Полтавський університет економіки і торгівлі»
2.        Назва документа (кутовий або поздовжній спосіб). Пропускаємо півтора інтервала	НАКАЗ НАКАЗ
Записуємо реквізити: дата складання наказу, місто, номер наказу (найчастіше додають літеру «к» (кадри) або «п» (персонал). Кутовий спосіб:         Або:                 Поздовжній спосіб: Пропускаємо півтора інтервала	19.01.2019         № 19 м. Миколаїв 19.01.2019      № 19   м. Миколаїв
3.        Записуємо зліва реквізит: Заголовок до тексту Пропускаємо три інтервали	Щодо особового складу
4.        Записуємо зліва загальне для всіх пунктів слово – НАКАЗУЮ У тексті може бути кілька пунктів: починати рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дату прийняття на роботу Або:	НАКАЗУЮ: 1.                      Прийняти Петраш Надію Романівну на посаду економіста фінансового відділу з 20. 01. 2019 з окладом згідно з штатним розкладом
5.        Кожен пункт починається дієсловом, наприклад:«ПРИЙНЯТИ»,«ПЕРЕВЕСТИ»,«НАДАТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», яке друкують з окремого рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега.                                       У тексті може бути кілька пунктів	ПРИЙНЯТИ: Петраш Надію Романівну на посаду економіста фінансового відділу з  20. 01. 2019 р. з окладом згідно з штатним розкладом
6.            Указати підставу для прийняття на роботу. Оформляємо реквізити через один інтервал	Підстава: заява Петраш Н.Р. від 20. 01. 2019 р.
7.            Необхідно покласти контроль за виконання наказу на завідувача відділом кадрів Відступаємо три інтервали	Контроль за виконання наказу покласти на завідувача відділу кадрів Дмитренка А. П.
8.    Записуємо зліва реквізит: підпис директора установи Відступаємо два інтервали	Директор             О. А. Дмитриченко
9.        Оформляємо реквізит віза Пропускаємо два інтервали Завізований проект наказу подається на підпис керівникові. Пропускаємо два інтервали	Завідувач відділу кадрів А. П. Дмитренко
10.    Оформляємо зліва реквізит: ознайомлення з наказом. Пропускаємо два інтервали З наказом необхідно ознайомити головного бухгалтера для нарахування працівнику заробітної плати. Пропускаємо два інтервали	З наказом ознайомлений: Н.Р.Петраш Головний бухгалтер        А. В. Терещук
11.    Дата ознайомлення з наказом записується зліва	19.01.2019

Завдання 1. Скласти резюме на заміщення вакантної посади фінансиста.

Завдання 2. Оформити документ, у якому висловлено прохання надати відпустку без збереження заробітної плати і до якого додано відповідні документи.

Завдання 3. Написати проект наказу по коледжу про призначення студентам, які посіли призові місця з предметних олімпіад, премії та про відрахування студентів з коледжу.

Завдання з вибором однієї правильної відповіді

1. Документи класифiкуються на органiзацiйнi, розпорядчi, документи щодо особового складу, довідково-iнформацiйнi, обліково-фінансові, господарсько-договірні:

а) за призначенням;

б) за походженням;

 в) за напрямом.

2.  Визначте, як називається документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу, або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи:

а) автобіографія;

б) резюме;

в) характеристика.

3. Документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає, називається:

а) автобіографія;

б) резюме;

в) характеристика.

4.  Автобіографія – це документ, у якому:

а) стисло викладаються освітні та професійні відомості про особу;

б) особа повідомляє основні факти своєї біографії;

в) міститься прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

5. Характеристика – це документ, у якому:

а) підтверджуються певні дії, які мали місце між двома особами чи особою й установою;

б) оцінюють ділові й моральні якості працівника, як члена колективу за термін, який він відпрацював на даному підприємстві;

в) фіксують місце, час, мету й хід проведення зборів, конференцій, засідань, нарад.

6. Назвати документ, що не належить до документів щодо особового складу:

а) заява;

б) резюме;

в) протокол.

5) Які питання вирішуються наказами щодо особового складу?

а)  для оперативного впливу на процеси, що виникають  усередині органів;

б)  прийняття на роботу, надання відпустки;

в)  про виконання розпоряджень вищих органів.

7. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається:

а) трафаретним шрифтом;

б) документом;

в) формуляром.

8.  Визначте документ за поданим набором реквізитів: назва виду документа; анкетні дані особи; дані про трудову діяльність; ставлення до роботи (навчання); підвищення професійного та наукового рівня; стосунки в трудовому (навчальному) колективі; нагороди, заохочення (стягнення); призначення документа; дата складання; підпис відповідальної службової особи, печатка організації :

а) резюме;

б) характеристика;

в) автобіографія.

9. Визначте документ за поданим набором реквізитів: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові автора; дата народження; місце народження; відомості про освіту; відомості про трудову діяльність; відомості про громадську роботу; сімейний стан і склад сім'ї; домашня адреса і номер телефону; дата складання; підпис:

 а) резюме;

б) характеристика;

в) автобіографія.

10. Визначте документ за поданим набором реквізитів: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові; адреса; телефон; дата і місце народження; мета; професійний досвід; освіта; сімейний стан; додаткові відомості; підпис:

а) резюме;

б) характеристика;

в) автобіографія.

11. Укажіть, яку назву має документ про особисті та професійні дані, що складається для пошуку вакансії:

а) автобіографія;

б) звіт;

в) резюме.

 12. Перелік документів, що додаються до заяви, можна оформити так:

а) до заяви додаю слідуючі документи;

б) до заяви додаю такі документи;

в) до заяви прикладаються такі документи.

Запитання  для самоконтролю

1.     Які документи належать до групи документів щодо особового складу?

2.     Назвати реквізити резюме.

3.     Що регламентує наказ щодо особового складу?

4.     Які реквізити характеристики?