ЛЕКЦІЯ №1
1.
Поняття про документи.
2.
Класифікація ділових паперів.
3.
Призначення сучасних ділових документів.
4.
Державний стандарт на оформлення документів управління.
5.
Реквізити документів та їх розташування.
1. Поняття про документи
Документ (лат.
доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на
спеціальному
матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної
дійсності
і розумової діяльності людини . Документ має правове й
господарське
значення, зокрема може служити письмовим доказом, а
також
є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
Сукупність
взаємопов'язаних документів, які застосовуються у
певній
сфері діяльності, становить систему
документації. Нині діють
уніфіковані
системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-
розпорядча
документація (ОРД), використовувана в оформленні
управлінських
рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в
тому,
що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її
обсяг,
який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність
інформації
визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану
справ.
Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки
стан
справ не змінився. Документування інформації здійснюється згідно з
відповідними
законами і постановами органів державної влади, котрими
визначається
організація діловодства і стандартизація документів.
В
управлінській діяльності використовують головним чином текстові
документи,
інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим
способом
- рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи,
оформлені
за певними правилами, часто називаються управлінськими, а
сукупність
їх — управлінською документацією.
Документи
мають ще ряд інших важливих властивостей, що
становлять
цінність для управління. Вони є засобом свідчення , доведення
певних
фактів і, отже, мають велике правове значення. Окрім того,
документи
усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та
одержання
необхідної інформації.
Завдяки
названим властивостям документи широко
використовуються
при машинній обробці цифрових даних планово-
облікового
характеру.
Багато
документів мають відповідати таким вимогам, як придатність
до
тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі
перераховані
властивості, він повинен бути правильно складеним як за
формою,
так і за змістом .
2. Класифікація
ділових паперів
Найважливішою
класифікаційною ознакою документа є його зміст,
зокрема
відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до
напрямку
діяльності.
Види
документів визначаються за кількома ознаками.
За змістом інформації : документи з адміністративних питань,
бухгалтерського
обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-
кредитних
операцій та ін.
За походженням документи
поділяються на службові (офіційні) й
особисті.
Службові документи виходять від організацій, підприємств,
установ
та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих
громадян.
За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні
й
копії.
Рукописний
або машинописний документ, що відображає роботу
автора
над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості
про
автора, про час та місце його створення відповідають дійсності.
Оригінал
офіційного документа - перший і єдиний його примірник. Він
може
бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і
копія
рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у
верхньому
правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.
Розрізняють
три різновиди копій : відпуск, витяг і дублікат.
ВІДПУСК
- це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка
залишається
у відправника. ВИТЯГ- копія, що відтворює частину
документа.
ДУБЛІКАТ- другий примірник документа, виданий у зв'язку з
втратою
оригіналу (чи з іншої причини). Дублікат має однакову із
справжнім
документом юридичну силу.
За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для
службового
користування.
За строками зберігання документи поділяють на дві групи -
постійного
і тимчасового зберігання.
За призначенням розрізняють
документи щодо особового складу,
довідково-інформаційні
документи, обліково-фінансові документи,
господарсько-договірні
документи, організаційні документи, розпорядчі
документи.
За юридичною силою розрізняють
справжні і підроблені документи.
Справжніми вважаються
документи, видані в установленому законом
порядку
з додержанням усіх правил; підробленими
- реквізити або зміст
яких
не відповідають істинним документам.
За структурними ознаками ділові папери можна поділити на
стандартні
й нестандартні.
Нестандартні - це
документи, в яких можна заздалегідь
передбачити
й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб
викладу
(добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від
конкретного
змісту того, що викладається, від ситуації, від певних
обставин
ділового спілкування. Це документи з низьким рівнем
стандартизації.
Стандартні - це
документи, в яких може бути передбачено не лише
формуляр
документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за
винятком
цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку
залишається
кілька незаповнених місць. Це документи з високим рівнем
стандартизації.
3. Призначення
сучасних ділових документів
Основні
групи ділових документів, виділені на основі їхнього
призначення:
1.
Документи щодо особового складу: заяви про прийняття на роботу,
автобіографія,
резюме, характеристики, накази про особовий склад,
контракт
з найму працівників на роботу, трудовий договір.
2.
Документи зі сфери бізнесу й
маркетингу: контракт, угода, договір.
3.
Інформаційні документи: службові листи, службові телеграми, службові
телефонограми,
довідки, службові (доповідні, пояснювальні) записки,
факс,
оголошення, запрошення.
4.
Документи ________________колегіальних органів: протоколи (стислі
протоколи, повні
протоколи,
стенографічні протоколи), витяги з протоколів, стенограми,
довідки.
5.Організаційні документи: статути, положення, інструкції, правила,
документи,
що визначають створення Товариства з обмеженою
діяльністю.
6.
Розпорядчі документи: накази, постанови, ухвали, розпорядження,
вказівки.
7.
Обліково-фінансові документи: документи на відкриття рахунку в
банку,
трудові угоди, доручення, заяви-зобов'язання, заява на акредитив,
акт,
документ про відмову від акцепту, касовий ордер, авансовий звіт
про
відрядження, розписка, список, таблиця, накладна.
8.
Документація
господарсько-договірної діяльності:
договір поставки,
договір
підряду, договір про майнову відповідальність, договори у
науковій
діяльності, договори про взаємовідносини підприємства і
банку,
договори у посередницькій діяльності, договори з створення
нових
форм господарювання та ін.
9.
Документи з питань
господарсько-претензійної діяльності:
претензійні
листи,
комерційні акти, позовні заяви, протоколи розбіжностей до
договорів.
10.
Документування
зовнішньоекономічної діяльності:
документи про
організацію
зовнішньоекономічних зв'язків, документи про створення
спільних
підприємств, запити, комерційні листи, пропозиції, відповідь
на
пропозицію, контракти.
4. Державний
стандарт на оформлення документів управління
Постановою
Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ
6.38-90,
що являє собою єдині науково обґрунтовані правила підготовки та
оформлення
документів. Введення таких правил створює необхідні
передумови
для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу
сприятиме
використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти
встановлюють найзагальніші правила складання
документів,
а також регламентують машинописне оформлення їхніх
окремих
реквізитів.
Реквізитами називають
структурні елементи , з яких складається
документ.
Формуляр-зразок - це єдина модель
побудови комплексу
документів,
яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам
цього
комплексу, розміщених в усталеній послідовності.
Кількість
реквізитів у кожному документі не однакова. Вона
визначається
видом документа та його змістом.
Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації:
1.
Для складання службових документів в установах належить
використовувати
папір форматів А4 (210 на 297мм) та А5 (148 на 297
мм)
Складання документів на папері довільного формату не
дозволяється.
2.
Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках
установи.
Бланки виготовляються згідно з вимогами державних
стандартів
з обов'язковим додержанням таких правил :
-
встановлюється два види бланків : бланк для листів і загальний бланк
для
інших видів організаційно-розпорядчих документів;
-
бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або
поздовжнього
розміщення реквізитів. Реквізити заголовка
розміщуються
центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту
однаково
віддалені від меж площі) або прапоровим способом (кожний
рядок
реквізиту починається від лівої межі площі);
-
бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері
або
на папері світлих тонів; бланки документів повинні мати такі поля:
ліве
- 20 міліметрів;
верхнє-
не менш як 10 міліметрів ;
праве
і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
Деякі
внутрішні документи ( заяви працівників, окремі службові
довідки
тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше
організацій,
оформляються на бланках.
5. Реквізити
документів та їх розташування
ГОСТ
6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний
порядок
розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах .
1
- Державний герб України (порядок використання визначається
законом).
2
- Емблема організації, підприємства, установи.
3
- Зображення нагород.
4
- Код підприємства, установи, організації за Українським
класифікатором
підприємств і організацій (УКПО).
5
- Код форми документа за Українським класифікатором управлінської
документації
(УКУД).
6
- Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої
влади.
7
- Найменування організації, установи чи підприємства - автора
документа.
8
- Найменування структурного підрозділу.
9
- Індекс підприємств зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер
телефону,
номер телетайпа (абоненського телеграфу), факсу, номер
рахунка
в банку.
10
- Назва виду документа. 11- Дата. 12- Індекс.
13
- Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14
- Місце складання або видання.
15
- Гриф обмеження доступу до документа. 16 - Адресат.
17-
Гриф затвердження. 18 - Резолюція. 19 - Заголовок до тексту.
20
- Відмітка про контроль. 21 - Текст.
22
- Відмітка про наявність додатків. 23 - Підпис.
24
- Гриф погодження. 25 - Візи. 26 - Печатка.
27
- Відмітка про засвідчення копій.
28
- Прізвище виконавця і номер його телефону.
29-
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.
30
- Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31-
Відмітка про надходження документа.
Закріплення
за реквізитами постійних місць робить документи
зручними
для користування, спрощує обробку їх, дає можливість
використати
при цьому технічні засоби. Реквізити в документі
розміщують
з урахуванням послідовності операцій його підготовки,
оформлення
й виконання.
Розглянемо
найзагальніші правила оформлення найважливіших
реквізитів
організаційно-розпорядчих документів.
ГЕРБ.
Згідно з Постановою Верховної Ради України від 19 лютого
1992
року Державний герб України зображується на бланках державних
установ,
друкованих органів державної влади і державного управління,
службових
посвідченнях, на штампах з обов’язковим додержанням
пропорцій
зображення герба.
Діаметр
зображення має бути не більше як 20 мм. Зображують герб
або
посередині бланка, або в кутовій частині над серединою рядків
найменування
організації.
ЕМБЛЕМА
ОРГАНІЗАЦІЇ - умовне символічне графічне
зображення,
що реєструється відповідним чином. Емблемою організації
можуть
бути діючий товарний знак, малюнок, абревіатура, всілякі
комбіновані
зображення.
При
кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у
верхньому
лівому куті аркуша, а при поздовжньому - посередині верхньої
частини
сторінки.
НАЗВА
ОРГАНІЗАЦІЇ пишеться строго відповідно до назви,
зареєстрованої
в установчих документах : у статуті підприємства чи в
установчій
угоді. Скорочене найменування вживається тільки в тому разі,
коли
воно офіційно зафіксоване у положенні про установу. На бланку
скорочене
найменування розміщується слідом за повним.
ІНДЕКС
ПІДПРИЄМСТВА ЗВ"ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕГРАФНА
АДРЕСА,
НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАКСА,
РОЗРАХУНКОВОГО
РАХУНКА В БАНКУ оформляються відповідно до
по
поштових правил.
Наприклад:
252053, Київ-53,
вул. М. Коцюбинського, 15
тел. 216-20-32; факс 214-16-25
На
бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у
відділенні
банку. Ці відомості потрібні для виконання розрахунково-
грошових
операцій та вивільнення від постійної інформації тексту
документа.
Наприклад:
Розрахунковий рахунок
№ 4276509 у Жовтневому УСБ
м. Києва, МФО 406632
НАЗВА
ВИДУ ДОКУМЕНТА наводиться в усіх документах, крім
листів,
що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа. Назва виду
документа зазначається
на бланку друкарським або машинописним
способом.
Вона має відповідати компетенції установи, змісту
управлінської
діяльності.
ДАТА.
Всі службові документи підлягають датуванню. Датою
документа
є дата його підписання; для документа, що приймається
колегіальним
органом, - дата його прийняття; для документа, що
затверджується
, - дата затвердження.
Дати
підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті,
належить
оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться
тричленними
числами з двох арабських цифр, кожен елемент в один рядок
у
такій послідовності : день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1999року слід
писати:
13.01.99.
Якщо
порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед
нею
проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1999 року слід писати: 03.04.99.
У
текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості
фінансового
характеру, застосовується словесно-цифровий
спосіб
оформлення
дат: 30 травня 1999 року.
Дата
на документі проставляється особою, яка його підписує або
затверджує,
в момент підписання або затвердження.
ІНДЕКС.
Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний
довідково-інформаційний
пошук документа, його збереженість та контроль
за
виконанням. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних
позначень
– індексів, які надаються документам під час реєстрації і
вказують
на місце складання, виконання та зберігання документів .
Індекс
документа включає тричленне число з арабських цифр – по
дві
у кожному елементі: перший елемент – індекс структурного підрозділу,
другий
– номер справи за номенклатурою для підрозділу, третій –
порядковий
номер за журналом обліку. Наприклад : вхідний номер №04-
12/
96, в якому 04 –шифр структурного підрозділу автора документа; 12 –
номер
справи, в якій зберігається копія вхідного документа; 96 –
реєстраційний
номер документа за журналом обліку вхідних документів та
канцелярії.
ПОСИЛАННЯ
НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА.
Цей
реквізит включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що
уклала
або видала документ, на який дається відповідь.
Наприклад
:На № 10-28/36 від 10.05.99.
МІСЦЕ
СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву
міста
чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий чи
колегіальний
документ.
АДРЕСАТ.
Документи адресуються установі, її структурним
підрозділам
або конкретній посадовій особі.
У
разі адресування документа установі або її структурному
підрозділу
без зазначення посадової особи найменування їх подаються у
називному
відмінку, наприклад :
Міністерство юстиції України
Якщо
документ адресується конкретній посадовій особі, то назву
установи
та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, а
посаду
і прізвище – у давальному, наприклад:
Міністерство промислової політики України
Управління справами
Головному спеціалісту Шовкуну І.П.
Якщо
ж документ адресується багатьом однорідним організаціям,
адресата
необхідно зазначати узагальнено, наприклад :
Генеральним директорам
виробничих об’єднань,
директорам підприємств
і керівникам організацій
Документ
не може мати більше чотирьох адресатів. Слово “Копія”
перед
зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.
До
реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма
запису
відомостей про адресу установи мають відповідати правилам
користування
поштовим зв’язком.
Кожен
елемент реквізиту “Адресант” – назва установи, підрозділу,
посада,
прізвище та ініціали особи, поштова адреса – друкується з нового
рядка.
Коли документ надсилається громадянину, Міністерство зв’язку
рекомендує
оформляти адресу у зворотному порядку: прізвище та ініціали
одержувача,
а потім поштову адресу, хоча усталена раніше форма запису
не
вилучена, наприклад :
Малаховій Г.С.
Київське шосе, 67,кв. 4
327025, м.Миколаїв-25
Україна
або
Україна
327025,м. Миколаїв-25
Київське шосе,67,кв. 4
Малаховій Г.С.
ГРИФ
ЗАТВЕРДЖЕННЯ. Особливим способом засвідчення
документа
після його підписання є затвердження.
Затвердження
документа
здійснюється за допомогою грифа
затвердження або виданням
розпорядчого
документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції,
правила
тощо) мають затверджуватися відповідним розпорядчим
документом
установи, котра видала акт.
Якщо
документ затверджується конретною посадовою особою, то
гриф
затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ,
найменування
посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила
документ,
дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Під
час затвердження документа розпорядчим актом на документі
зазначається
гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ Міністерства
фінансів України
20.04.99 №15
Гриф
затвердження розміщується у правому верхньому куті першого
аркуша
документа. Документ, що підлягає затвердженню, набирає
юридичної
сили лише з моменту його затвердження.
РЕЗОЛЮЦІЯ-
це напис на документі, зроблений керівником
установи,
що містить вказівки щодо виконання документа.
Резолюція
складається з таких елементів: прізвище та ініціали
виконавця
(виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий
підпис
керівника, дата. У тому разі, коли доручення стосується кількох
посадових
осіб, головним виконавцем є особа, зазначена в документі
першою,
якщо у документі не обумовлено інше. Для виконання доручення
їй
надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
Резолюцію
належить проставляти безпосередньо на документі,
нижче
реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця
для
резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному для тексту
місці
у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не
на
полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на
окремих
аркушах або на спеціальних бланках допускається тоді, коли
документ
підлягає поверненню або деталізується порядок виконання
документа
й уточнюються виконавці.
ЗАГОЛОВОК
до тексту документа, як усталено практикою, містить
короткий
виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і
містким,
точно передавати зміст тексту. Цей реквізит відображає головну
ідею
документа і, як правило, починається з прийменника про (про що
йдеться
в документі ). Наприклад : про
надання приміщення в оренду, про
придбання факсимільної техніки (факсиміле з лат. мови – зроби подібне).
Заголовок
граматично узгоджується з назвою документа, формується
за
допомогою віддієслівного іменника і відповідає на питання про що?,
чого?.
Наприклад: наказ ( про що?) про створення
установи; протокол
(чого?) засідання експертної комісії .
Заголовок є невід’ємною частиною документа, що пишеться
(друкується) на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно
від його
виду й призначення. Він має бути лаконічним і точним, з
максимальною
повнотою розкривати зміст документа.
Заголовок друкується малими літерами через один міжрядковий
інтервал. Обсяг заголовка не має перевищувати 5 рядків
машинописного
тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків. Допускається
продовження
заголовка у разі його великого обсягу до межі правого поля
документа.
ТЕКСТ документа оформляється у вигляді суцільного складного
тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно
узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується під
час
складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з
двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування
для
складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення,
розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну
резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без
констатуючої, лист – прохання без пояснення.
ОФОРМЛЕННЯ ДОДАТКІВ ДО ДОКУМЕНТІВ. Додатки
доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в
цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після
тексту
документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має
відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів :
1) додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядчими
документами (додатки до розпорядчих документів);
2) додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного
документа;
3) додатки, які є самостійними документами і надсилаються із
супровідним листом.
Додатки належить оформляти на стандартних аркушах із
зазначенням усіх необхідних для конкретного виду документа
реквізитів.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків
зазначаються в тексті, наприклад : “Розробити і подати на затвердження
графік комплексного плану наукової організації праці
(НОП) в установі за
формою, зазначеною у додатку 1”.
ПІДПИС. Засвідчення документів здійснюється шляхом підписання,
затвердження їх та проставлення печатки.
Документи підписуються посадовими особами установи відповідно
до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими
актами. В установах, які діють на основі єдиноначальності,
документи
підписуються лише керівником установи або його заступником,
відповідно
до їхніх повноважень. Документи, що надсилаються організаціям
галузі,
підписуються керівником, його заступником, а також керівниками
структурних підрозділів установи відповідно до їхньої
компетенції.
Підпис складається
з найменування посади особи, котра підписує
документ (найменування повне, якщо документ надруковано не на
бланку,
скорочене – якщо на документі, надрукованому на бланку), з
особистого
підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад :
Начальник Головного архівного
управління при Кабінеті Міністрів України
(підпис) (ініціали, прізвище)
Документи підписуються, як правило, однією особою, а коли за
зміст
документа (акти, фінансові документи тощо) несуть
відповідальність
кілька осіб, - двома або більше особами. При цьому їхні підписи
розміщуються один під одним у послідовності відповідно до
посади.
Наприклад :
Ректор університету
Головний бухгалтер
(підпис)
(підпис)
(ініціали, прізвище)
(ініціали, прізвище)
Якщо документ підписується кількома особами однакових посад,
їхні
підписи розміщуються на одному рівні, наприклад :
Декан автомобільного факультету
(підпис) В.П. Волков
Декан механічного факультету
(підпис)
І.Г. Кириченко__
Немає коментарів:
Дописати коментар