ММ 17-1/9 Укр. проф.ЛП-5-6

ЛП 5-6

Тема. Укладання довідково-інформаційних документів

План

1.     Довідково-інформаційні документи.

2.     Службові листи, їх види.

3.     Виробничі звіти.

4.     Доповідна та пояснювальна записки.

Методичні рекомендації

До інформаційних належать такі документи: службові листи та їх різновиди, звіт, доповідна та пояснювальна записки, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, протокол.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

Листи, що потребують відповіді:

·              лист-запит;

·              лист-пропозиція;

·              лист-прохання;

·              лист-звернення.

Листи, що не потребують відповіді:

·              лист-попередження;

·              лист-підтвердження;

·              супровідний лист;

·              гарантійний лист;

·              лист-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні (надсилають на адресу однієї інстанції), циркуляційні (надсилають низці установ) й колективні листи (надсилають на одну адресу від імені керівників кількох установ).

Реквізити листа та їх оформлення

1.       Державний герб (розташований на бланку посередині або ліворуч).

2.       Емблема організації, установи чи підприємства. (поряд із назвою організації).

3.       Зображення державних нагород у верхньому лівому кутку або посередині.

4.       Код організації чи установи (зазначається у верхньому правому кутку).

5.       Повна назва установи – автора листа (угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом).

6.       Назва структурного підрозділу (у верхньому лівому кутку).

7.       Індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, факсу (у верхньому лівому кутку).

8.       Дату записують словесно-цифровим способом (12 листопада 2018 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9.       Адресат. Назву установи подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному. Наприклад:     

Правління ЖБК

Гладкому М.В.

Якщо лист адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку.

Директорові Миколаївського професійно-технічного училища № 54

Савченку О.М.

10.       Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій; висновків та пропозицій. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка. Якщо про додатки згадувалося в тексті, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

11.       Підписує службовий лист керівник установи чи його заступник.

Наприклад:

Генеральний директор   (підпис)    С.Г. Рибалка

12.  В офіційних листах часто вживають такі усталені етикетні формули, як: З повагою...; Із вдячністю й повагою...; З повагою та найкращими побажаннями...; Із щирою до Вас пошаною....

В етикетній конструкції ввічливості, яку часто використовують у службових та приватних листах, після форм З повагою (З глибокою повагою) в українській мові коми немає. Уживання тире залежить від способу подання складників етикетної конструкції ввічливості на аркуші.

Наприклад:

1.       Якщо обидва складники написані в одному рядку поряд, безпосередньо перед прізвищем, назвою посади, назвою установи, організації, то між ними ставлять тире:

З повагою – директор коледжу

З повагою – О. А. Дмитриченко

2.       Коли в першому рядку етикетної конструкції написано З повагою, а в другому, ліворуч, зазначено назву посади з малої літери, а праворуч – ініціали й прізвище:

      З повагою –

директор коледжу                                                 О. А. Дмитриченко

3.       Тире не ставимо, якщо такі звороти розміщені в одному рядку на відстані від прізвища, назви посади, назви установи, організації:

З повагою                                                        директор коледжу

З повагою                                                       О. А. Дмитриченко

Ділові листи треба друкувати на чистому фірмовому бланку. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 1,5 – 2 інтервали; абзац із крайнього рядка – 5 інтервалів.

Взірець службового листа

Шановні панове!

Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 10 (десять) принтерів «CANON», а також 12 (дванадцять) процесорів АМД.

Гарантуємо оплату 100% вартості виданих товарів упродовж 5 днів після їх отримання.

З повагою                                                       директор коледжу

Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Текстові звіти пишуться на звичайному папері.

Доповідна записка – це документ, адресований керів­никові структурного підрозділу, установи, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутріш­ніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголо­вок).

Пояснювальна записка — це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Завдання 1. Написати:

1.  Лист, у якому Ви звертаєтесь з проханням отримати повну інформацію про товар або певну послугу.

2.  Лист, у якому повідомляється про щось чи стверджується важливий факт.

3.  Лист про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі.

4.  Тактовне звернення адресанта до клієнта чи спонсора з певним проханням про можливу фінансову допомогу.

5.  Лист, який направляється разом з комерційними документами чи під час пересилання креслень, каталогів, буклетів, зразків товарів.

6.  Лист, у якому Ви запрошуєте до участі в святкуванні 50-річчя коледжу.

Завдання 2. Скласти звіт про проходження практики.

Завдання 3. Скласти доповідну та пояснювальну записки.

Запитання  для самоконтролю

1.       Навести приклади довідково-інформаційних документів.

2.       На які види поділяються службові листи?

3.       Які вимоги до написання службових листів?

4.       Що таке звіт? На які види поділяються звіти?

5.       Назвати основні реквізити звіту. З якою метою він укладається?