Укр.проф. ЛП Організаційні та розпорядчі документи ММ-17-1/9

Тема. Укладання організаційних та розпорядчих документів

План

1.     Організаційні документи. Статут. Види статутів.

2.     Інструкція. Реквізити інструкцій.

3.     Правила. Реквізити правил.

4.     Положення. Реквізити положень.

5.     Наказ. Реквізити наказу. Розпорядження.

Методичні рекомендації

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства.

Статут – це нормативно-правовий акт, за допомогою якого  оформлюється створення підприємства, організації, установи, фірми будь-якої форми власності та визначається її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами чи фізичними особами.

Статути бувають типові (розробляються для системи однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються для конкретної організації на основі типового).

Інструкція – це документ, у якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунки установ чи поведінку працівників при виконанні службових обов'язків; це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання. Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для організацій і підприємств цих систем.                                                                      Відомчі інструкції бувають:

1) посадові;

2) з техніки безпеки;

3) з експлуатації обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

Реквізити інструкції:

1) назва виду документа (інструкція);

2) гриф затвердження;

3) заголовок;

4) дата, індекс, місце видання;

5) текст;

6) підпис;

7) види погодження.

Окрему групу становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція – це документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальна частина; функції; обов'язки; права; взаємовідносини; відповідальність працівника; оцінка працівника.

Інструкцію підписує керівник організації.

Правила – це службові документи, в яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб. За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.

Реквізити

1.     Гриф затвердження.

2.     Назва виду документа.

3.     Заголовок (короткий виклад призначення правил).

4.     Дата.

5.     Номер.

6.     Текст (може складатися із пунктів).

7.     Підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов’язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести до правових документів.

Положення – це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів, його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджуються вищими органами або керівниками установ.

Реквізити положень:

1.     Назва виду документа.

2.     Герб.

3.     Назва установи.

4.     Дата.

5.     Місце видання.

6.     Заголовок.

7.     Гриф затвердження.

8.     Текст, в якому вказуються:

·              мета створення установи;

·              основні завдання;

·              функціональні зв’язки з іншими установами;

·              основні та обігові кошти;

·              призначення службових приміщень;

·              виробничо-господарська діяльність підприємства;

·              завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

Завдання 1. Дати визначення статуту. Назвати реквізити статуту.

Завдання 2. Поняття про правила. Реквізити.

Завдання 3. Поняття про положення. Назвати їх види.

Завдання 4. Розкрити поняття про інструкцію, їх види. Назвати реквізити інструкції.

Завдання 5. Укласти проект розпорядження, яке доводилося Вам виконувати під час навчання в коледжі.

Запитання  для самоконтролю

1.     Які документи належать до організаційних?

2.     Розкрити поняття статуту, положень, інструкцій, правил.

3.     Назвати реквізити статуту, положень, інструкцій, правил.

4.     Яку роль відіграють організаційні документи?